El Código Ético de la APBA, aprobado por el Consejo de Administración el 17 de junio de 2021, contempla la creación de un Canal Ético como medio de comunicación entre el usuario y la propia APBA.

De esta manera, ante cualquier situación de duda u observación de incumplimientos del propio Código Ético, así como de presuntas infracciones de la legalidad vigente por parte de la propia APBA o de alguno de sus Miembros, se podrá y deberá presentar una Comunicación, de forma escrita o verbalmente, a través de alguna de las diferentes vías de entrada que ofrece el Canal Ético:

• a) Cumplimentación de formulario seguro, ubicado dentro de pestaña Canal Ético (D.1).
• b) Correo postal.
• c) Reunión presencial con el Responsable de Cumplimiento Normativo.

Las Comunicaciones permitirán poner en conocimiento de la APBA posibles incumplimientos, infracciones y recomendaciones, así como a la propia APBA recabar toda la información necesaria para controlar el posible riesgo y prevenir una conducta inapropiada.

El Canal Ético cuenta con las garantías necesarias de confidencialidad, el seguimiento diligente y el anonimato de las Comunicaciones.

La APBA garantiza la no adopción de represalias, directas o indirectas, contra aquellos usuarios que, actuando de buena fe, comuniquen sospechas o denuncias en relación con incumplimientos del Sistema de Cumplimiento Normativo interno o infracción de la legalidad vigente por parte de la propia APBA o de alguno de sus Miembros. Igualmente garantiza el derecho al honor, a la intimidad, a la defensa y a la presunción de inocencia de aquellos a quienes se les atribuya el incumplimiento.

Toda Comunicación será remitida, de manera encriptada, al Responsable de Cumplimiento Normativo así como a un segundo miembro del Comité de Ética, siendo el primero el encargado de su análisis salvo que pueda existir un posible Conflicto de Interés con este Miembro de la Organización, en cuyo caso será este segundo el encargado del mismo.

El envió de Comunicaciones se realizará cumplimentando un formulario seguro, ubicado dentro de pestaña Canal Ético (D.1), en el apartado de Transparencia. Adicionalmente, dentro de este espacio, podrá ser puesta de manifiesto, o completada, a través de la incorporación de archivos en formato PDF.

También podrá realizarse a través de correo postal o de una reunión presencial con el Responsable de Cumplimiento Normativo.

A cada Comunicación se le asignará, de manera aleatoria, un identificador relacionado, inequívocamente, con la misma y que se mostrará al Comunicante para que pueda realizar futuras consultas y hacer el seguimiento a través del enlace Buscar Comunicación, ubicado dentro de la pestaña Canal Ético/Descripción.

Con dicho identificador el propio Canal Ético podrá informar acerca de la situación de la Comunicación, así como solicitar información adicional al Comunicante, cuando la casuística lo requiera.

Las Comunicaciones pueden ser anónimas, si bien el usuario puede optar por identificarse rellenando los campos no obligatorios que se incluyen en el formulario seguro.

El Canal Ético garantiza la confidencialidad, el seguimiento diligente y el anonimato de todas las Comunicaciones recibidas.

La APBA garantiza la no adopción de represalias, directas o indirectas, contra aquellos usuarios que, actuando de buena fe, comuniquen sospechas o denuncias en relación con incumplimientos del Sistema de Cumplimiento Normativo interno o infracción de la legalidad vigente por parte de la propia APBA o de alguno de sus miembros. Igualmente garantiza el derecho al honor, a la intimidad, a la defensa y a la presunción de inocencia de aquellos a quienes se les atribuya el incumplimiento.

La primera decisión que tomar será la admisión o no de dicha Comunicación. En este sentido, las Comunicaciones podrán ser no admitidas a trámite cuando carezcan de fundamento, sean notoriamente falsas o cuando la descripción sea insuficiente para entender la sospecha.

En el supuesto de ser admitida, será el Responsable de Cumplimiento Normativo el que realizará un primer análisis y, en caso de que sea necesario ampliar su estudio, el resultado será puesto en conocimiento del Comité de Ética de la APBA; órgano que, a tenor de lo expuesto, resolverá acerca de su archivo o trámite.

Indistintamente del contenido, toda Comunicación será remitida, de manera encriptada, al Responsable de Cumplimiento Normativo así como a un segundo miembro del Comité de Ética, siendo el primero el encargado de su análisis salvo que pueda existir un posible Conflicto de Interés con este Miembro de la Organización, en cuyo caso será este segundo el encargado del mismo.

En determinados casos, cuando la Comunicación requiera un mayor análisis, el Responsable de Cumplimiento Normativo podrá requerir el asesoramiento de cualquier Miembro de la Organización, con independencia de su pertenencia a diferentes Subdirecciones o Áreas, constituyéndose un Sub-Comité de Cumplimiento Normativo.

La finalidad del Sub-Comité de Cumplimiento Normativo será el asesoramiento al Responsable de Cumplimiento Normativo y su duración no se prolongará más allá del propio análisis o asesoramiento para el que se haya constituido.

De manera automática toda Comunicación quedará en estado de Registrada desde el momento de ser enviada e inscrita con su identificador. En un plazo máximo de siete días naturales, se confirmará el inicio de su tramitación a través del apartado “Últimas Comunicaciones” del propio Canal Ético.

El plazo máximo para realizar las actuaciones de investigación, y dar respuesta, no será superior a tres meses a contar desde la finalización del plazo de siete días, anteriormente identificado.

En el caso que la Comunicación se haya recibido por correo postal sin remitente, el plazo de siete días se obviará, pasando a contar, directamente, los tres meses desde el día siguiente a su recepción.

A la hora de rellenar la Comunicación se puede optar por no rellenar los campos relativos al “Nombre”, “Email” y/o “Teléfono”, haciendo la misma de manera anónima. En este caso el Responsable de Cumplimiento Normativo informará a través del apartado de “Últimas Comunicaciones”, y utilizando el identificador asignado a cada Comunicación, de cualquier incidencia: necesidad de mayor información, mayor concreción, etc.

Si fuese necesario enviar alguna documentación o información adicional a una Comunicación inicial, puedo hacerlo enviando una nueva Comunicación y cumplimentando el campo “Número de identificador anterior”. De esta manera lo aportado se incluirá al expediente original, no generándose un nuevo expediente. En el supuesto de haberse rellenado alguno de los campos identificativos, “Nombre”, “Email” y/o “Teléfono”, el Responsable de Cumplimiento Normativo podrá optar por comunicar cualquier incidencia directamente, sin utilizar el campo Observaciones del apartado de “Últimas Comunicaciones”.

La APBA garantiza la no adopción de represalias, directas o indirectas, contra aquellos usuarios que, actuando de buena fe, comuniquen sospechas o denuncias en relación con incumplimientos del Sistema de Cumplimiento Normativo o infracción de la legalidad vigente por parte de la propia APBA o de alguno de sus Miembros. Igualmente garantiza el derecho al honor, a la intimidad, a la defensa y a la presunción de inocencia de aquellos a quienes se les atribuya el incumplimiento.

Para disfrutar de protección a la hora de enviar una Comunicación se deben tener motivos razonables para creer, a la luz de las circunstancias y de la información de que disponga en el momento de la misma, que los hechos son ciertos. Este requisito es una salvaguarda esencial frente a denuncias malintencionadas, frívolas o abusivas, para garantizar que quienes comuniquen deliberada y conscientemente información incorrecta o engañosa, no gocen de protección.

En el apartado de “Últimas Comunicaciones” se informará de todas aquellas que se desestimen por falta de documentación, fundamento o cualquier otro motivo.

Igualmente se informará de aquellas Comunicaciones cuya fase de análisis haya finalizado, dándose por cerradas.

En ningún caso se informará a través de este apartado del resultado de la investigación, en virtud de las garantías de confidencialidad, el seguimiento diligente y el anonimato de las Comunicaciones. Únicamente en las Comunicaciones en las que el propio comunicante pudiera verse afectado por los hechos descritos, y tras haberse identificado durante alguna de las fases del proceso, se podrá comunicar personalmente el resultado final.